Tentang DropInvoice
Di masa Pandemi Covid-19 ini, kita dihadapkan kebijakan bekerja di rumah. Beberapa pekerjaan dapat kita lalui tanpa kendala. Tetapi bagaimana kita menerima tagihan dari supplier/vendor? Selama ini dilakukan dengan tukar faktur secara hard copy, dan kita melakukan rekonsiliasi pencatatan utang menggunakan dokumen fisik yang diterima.
Tetapi keadaannya kita tidak lagi bisa mengakses dokumen fisik secepat dulu. Karena dengan kondisi saat ini mungkin kita dapat mengambil dokumen fisik di kantor satu minggu sekali, atau bahkan satu bulan sekali. Sehingga jika kita terlambat melakukan rekonsiliasi faktur, perusahaan bisa terlambat melakukan pembayaran tagihan.
Saat ini sudah banyak perusahan yang melakukan kebijakan agar vendor tetap mengirimkan dokumen fisik. Namun agar mempercepat pembukuan utang, vendor juga diminta untuk mengirimkan salinan digital (soft copy) AP Invoice melalui email. Sehingga data dapat dimasukkan saat itu juga.
Sayangnya walaupun data dengan mudah didapat namun menggunakan email sangat menyulitkan, apalagi jika setiap hari kita menerima email tagihan yang banyak. Ditambah lagi vendor tidak lengkap mengirimkan dokumen sampai dengan revisi yang dilakukan oleh vendor.
DropInvoice hadir untuk memudahkan pengelolaan tagihan Anda. Vendor tidak lagi mengirimkan email, namun melakukan upload ke aplikasi yang formulirnya sudah Anda siapkan. Anda dapat dengan mudah melakukan review dokumen-dokumen yang masuk, dan tersedia filter sehingga Anda dapat mencari dokumen lebih cepat.
Bahkan pada saat Anda menerima dokumen fisik, Anda dapat melakukan scan QR tanda terima upload (yang dihasilkan sistem ketika vendor melakukan upload). Dan dengan mudah Anda dapat melakukan pencocokan/matching soft copy dan hard copy dengan sangat cepat, cukup melakukan scan QR menggunakan scanner 2D. Jika Anda tidak memiliki scanner kami juga menyediakan pencocokan melalui pengetikan yang efisien.
DropInvoice merupakan aplikasi penunjang penerima tagihan dalam bentuk salinan digital (soft copy) yang dikirimkan oleh vendor. Dengan DropInvoice maka Anda dapat menghemat waktu dalam mengelola tagihan yang berjumlah puluhan hingga ribuan per hari dengan mudah dan cepat.
DropInvoice hadir dengan 3 fitur utama yang akan digunakan oleh customer. Fitur pertama yaitu mengelola form penagihan yang bertujuan untuk menyesuaikan form yang dibutuhkan oleh setiap perusahaan dalam menerima tagihan dari vendor. Fitur kedua yaitu Pengecekan Invoice yang telah diupload oleh vendor. Selanjutnya fitur ketiga yaitu pencocokan invoice oleh customer untuk menyesuaikaan data invoice yang telah diupload oleh vendor dengan invoice dalam bentuk fisik (hard copy).
Demi mengurangi penumpukan dokumen fisik yang dapat berdampak pada keterlambatan pengelolaan data invoice. Maka DropInvoice memberikan kemudahan kepada setiap vendor untuk mendaftarkan email, sehingga vendor dapat mengupload setiap dokumen yang diperlukan oleh customer. Dengan demikian vendor akan menerima notifikasi via email apabila ada berkas file soft copy yang ditolak dan pencocokan dokumen soft copy dan hard copy yang ditolak oleh customer.
Anda dapat mengikuti langkah berikut untuk mencoba pengalaman di DropInvoice.
